In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihre Mitarbeiterdaten über Microsoft Entra ID (ehemals Azure Active Directory) mit EinfachGast synchronisieren, sodass diese als Gastgeber für Besucher ausgewählt werden können.
Voraussetzungen für die Einrichtung
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um eine Verbindung mit Entra ID herstellen zu können:
Sie verfügen über ein Microsoft-Konto.
Der Benutzer, mit dem Sie die Verbindung herstellen, ist Administrator im zu verbindenden Entra ID-Mandanten.
Benötigte Rechte im Entra ID-Mandanten
Damit EinfachGast Mitarbeiterdaten aus Entra ID synchronisieren kann, werden folgende Berechtigungen von EinfachGast in Ihrem Entra ID-Mandanten angefordert:
Lesezugriff auf Benutzer (
user.read.all)Ermöglicht der Anwendung, Benutzer und deren Profildaten abzurufen, damit diese in EinfachGast angezeigt werden können.
Lesezugriff auf Gruppen (
group.read.all)Ermöglicht der Anwendung, Gruppen im Verzeichnis zu lesen.
Dadurch kann festgelegt werden, dass nur Benutzer aus bestimmten Gruppen synchronisiert werden – und nicht das gesamte Verzeichnis.
ℹ️ Hinweis: Die Anwendung liest ausschließlich Daten aus Ihrem Entra ID-Verzeichnis und benötigt keinen Schreibzugriff.
Welche Daten werden übertragen?
Die Anwendung ruft nur die Informationen ab, die für die Synchronisierung erforderlich sind:
Eindeutige Kennung
Anzeigename
Abteilung
E-Mail-Adresse
Telefon (geschäftlich)
Mobiltelefon
Verbindung mit Entra ID herstellen
Öffnen Sie in EinfachGast die Ansicht Verwalten > Mitarbeiter.
Wechseln Sie zum Tab Integrationen.
Klicken Sie bei Entra ID Synchronisation auf Einrichten.
Sie werden nun auf eine Authentifizierungsseite von Microsoft weitergeleitet.
Melden Sie sich dort mit einem Administrator-Konto des zu verbindenden Entra ID-Mandanten an.
Gruppen auswählen
Nach erfolgreicher Anmeldung können Sie die Entra ID-Gruppen auswählen, deren Benutzer mit EinfachGast synchronisiert werden sollen.
Suchen Sie dazu im Auswahlfeld nach den Namen der gewünschten Gruppen. Es können mehrere Gruppen gewählt werden.
ℹ️ Wenn Sie alle Benutzer synchronisieren möchten, wählen Sie z. B. die Gruppe „Alle Benutzer“ oder „All Company“ aus.
Synchronisation starten
Klicken Sie auf Synchronisation starten, um die Synchronisierung zu beginnen.
Die Mitarbeiter aus den ausgewählten Gruppen werden nun automatisch mit EinfachGast synchronisiert.
Änderungen und neue Mitarbeiter werden alle 24 Stunden automatisch im Hintergrund abgeglichen.
Zusätzlich können Sie die Synchronisierung manuell anstoßen, falls sich kürzlich Daten geändert haben, die sofort übernommen werden sollen.
ℹ️ Die Profilbilder der Mitarbeitenden werden bei der ersten Synchronisation im Hintergrund übertragen und sind möglicherweise erst nach einigen Minuten sichtbar.