In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Voranmeldungen per CSV-Datei in EinfachGast importieren und worauf Sie dabei achten sollten.

ℹ️ Hinweis: Der Import von Voranmeldungen ist nur möglich, wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, einen Import durchzuführen.

Voranmeldungen importieren

Öffnen Sie in EinfachGast den Bereich Live > Erwartet.
Klicken Sie auf den Button Import.
Haben Sie mehr als eine Gruppe, wählen Sie im nächsten Schritt zunächst die Gruppe aus, für welche Sie die Voranmeldungen importieren möchten und klicken dann auf Weiter.

Es öffnet sich ein Fenster mit weiteren Informationen und den einzelnen Schritten zum Import. Laden Sie dort im ersten Schritt die angezeigte Vorlage herunter.

CSV-Vorlage bearbeiten

Bei der Vorlage handelt es sich um eine CSV-Datei (UTF-8), die alle aktuell von Ihnen unter

Verwalten > Einstellungen > Formular-Editor angelegten Felder enthält.

Sie können diese Datei z. B. in Microsoft Excel öffnen, um Voranmeldungen hinzuzufügen.

Beachten Sie dabei Folgendes:

Die Überschriften aus der Vorlage müssen unverändert bleiben. Ändern Sie die Bezeichnungen der Überschriften nicht.
Wenn Sie Auswahlfelder definiert haben und im Import entsprechende Werte setzen möchten, müssen diese Werte bereits im jeweiligen Auswahlfeld existieren. Legen Sie also alle benötigten Werte vorab im Formular-Editor bei den entsprechenden Feldern an.
Datumsangaben müssen im Format TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT erfolgen.
Zeitangaben sind optional und müssen im Format hh:mm erfolgen.

Wichtig: Es besteht keine Möglichkeit, Voranmeldungen über einen Import zu aktualisieren. Mit jedem Import werden die enthaltenen Voranmeldungen neu angelegt – auch dann, wenn sich die Daten nicht unterscheiden.

Die CSV-Vorlage mit Excel bearbeiten und speichern

So gehen Sie vor:

Öffnen Sie Microsoft Excel und erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe oder ein leeres Arbeitsblatt.
Wählen Sie im Menü Daten > Abrufen & Transformieren von Daten > Daten abrufen > Aus Datei.
Wählen Sie den Dateityp Text/CSV aus.
Wählen Sie Ihre heruntergeladene Vorlage aus und, stellen Sie sicher dass Dateiursprung auf Unicode (UTF-8) und Trennzeichen auf ";" (Semikolon) eingestellt ist und klicken Sie auf Importieren.
Im nächsten Dialog wählen Sie Daten transformieren.
Klicken Sie auf Transformieren > Erste Zeile als Überschriften verwenden (falls nicht bereits aktiv).
Klicken Sie anschließend auf Schließen und laden.
Fügen Sie nun Ihre Voranmeldungsdaten ein.
Speichern Sie die Datei über Datei > Speichern unter und wählen Sie als Dateiformat CSV UTF-8 (Trennzeichen-getrennt) aus.

Weitere Informationen zum Import von CSV-Dateien in Microsoft Excel finden Sie auf der Microsoft-Hilfeseite.

Import-Datei in EinfachGast hochladen

Klicken Sie auf Datei hier ablegen oder auswählen, oder ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in das vorgesehene Feld.
Nach dem Hochladen erfolgt eine automatische Vorprüfung, ob die Datei grundsätzlich gültig ist. Etwaige Fehler werden direkt darunter in Rot angezeigt.

Wenn die Datei keine Fehler enthält, klicken Sie auf Weiter.

Im nächsten Schritt sehen Sie eine Zusammenfassung, an welchem Standort und für welche Gruppe (1) wie viele Voranmeldungen neu angelegt (2) werden und wie viele E-Mail-Einladungen (3) enthalten sind und durch den Import versendet werden.

Falls Fehler gefunden werden, erhalten Sie eine Fehlerübersicht mit den betreffenden Zeilen und den Gründen. Laden Sie diese über den Button Fehlerbericht laden (4), um die Daten zu korrigieren.

Sind alle Daten korrekt, klicken Sie auf Import starten (5).

Sollten Ihre Importdaten E-Mail-Einladungen enthalten, erhalten Sie vor dem Import einen entsprechenden Hinweis. Bestätigen Sie diesen mit Import starten und E-Mails senden, um den Vorgang fortzusetzen.

⚠️ Wichtig: Schließen Sie das Fenster nicht, während der Importvorgang läuft.

Abschluss des Imports

Nach Abschluss des Imports erhalten Sie eine Zusammenfassung der importieren Voranmeldungen.