In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Mitarbeiterdaten per CSV-Datei in EinfachGast importieren und worauf Sie dabei achten sollten.
Mitarbeiter importieren
Öffnen Sie in EinfachGast den Bereich Verwalten > Mitarbeiter.
Klicken Sie auf den Button Import.
ℹ️ Hinweis: Der Import von Mitarbeitern ist nur möglich, wenn der jeweilige Standort nicht mit Entra ID synchronisiert wird und Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, einen Import durchzuführen.
Es öffnet sich ein Fenster mit weiteren Informationen und den einzelnen Schritten zum Import. Laden Sie dort im ersten Schritt die angezeigte Vorlage herunter.
CSV-Vorlage bearbeiten
Bei der Vorlage handelt es sich um eine CSV-Datei, die alle aktuell von Ihnen unter
Verwalten > Mitarbeiter > Profilfelder angelegten Profilfelder enthält.
Sie können diese Datei z. B. in Microsoft Excel öffnen, um Mitarbeiterdaten hinzuzufügen.
Beachten Sie dabei Folgendes:
Die Überschriften aus der Vorlage müssen unverändert bleiben. Ändern Sie die Bezeichnungen der Überschriften nicht.
Wenn Sie Spalten aus der Vorlage leer lassen oder entfernen, werden diese Felder in den Mitarbeiterdaten nicht geändert oder gelöscht. Sie können also beliebige Spalten entfernen oder leer lassen, die Sie nicht benötigen.
Die Felder Vollständiger Name und E-Mail-Adresse sind systemseitig Pflichtfelder und müssen für jeden Mitarbeiter angegeben werden.
Wenn Sie unter Profilfelder Auswahlfelder definiert haben und im Import entsprechende Werte setzen möchten, müssen diese Werte bereits im jeweiligen Auswahlfeld existieren. Legen Sie also alle benötigten Werte vorab unter Profilfelder an.
Wichtig: Die E-Mail-Adresse dient als eindeutige Kennung eines Mitarbeiters und kann daher nur einmalig pro Organisation existieren.
Wenn ein Mitarbeiter mit derselben E-Mail-Adresse bereits vorhanden ist, werden dessen Daten beim Import aktualisiert.
Die CSV-Vorlage mit Excel bearbeiten und speichern
So gehen Sie vor:
Öffnen Sie Microsoft Excel und erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe oder ein leeres Arbeitsblatt.
Wählen Sie im Menü Daten > Abrufen & Transformieren von Daten > Daten abrufen > Aus Datei.
Wählen Sie den Dateityp Text/CSV aus.
Wählen Sie Ihre heruntergeladene Vorlage aus und klicken Sie auf Importieren.
Im nächsten Dialog wählen Sie Daten transformieren.
Klicken Sie auf Transformieren > Erste Zeile als Überschriften verwenden (falls nicht bereits aktiv).
Klicken Sie anschließend auf Schließen und laden.
Fügen Sie nun Ihre Mitarbeiterdaten ein.
Speichern Sie die Datei über Datei > Speichern unter und wählen Sie als Dateiformat CSV (Trennzeichen-getrennt) aus.
Weitere Informationen zum Import von CSV-Dateien in Microsoft Excel finden Sie auf der Microsoft-Hilfeseite.
Import-Datei in EinfachGast hochladen
Klicken Sie auf Datei hier ablegen oder auswählen, oder ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in das vorgesehene Feld.
Nach dem Hochladen erfolgt eine automatische Vorprüfung, ob die Datei grundsätzlich gültig ist. Etwaige Fehler werden direkt darunter in Rot angezeigt.
Wenn die Datei keine Fehler enthält, klicken Sie auf Weiter.
Im nächsten Schritt sehen Sie eine Zusammenfassung, an welchem Standort (1) wie viele Mitarbeiter neu angelegt und wie viele aktualisiert werden (2).
Falls Fehler gefunden werden, erhalten Sie eine Fehlerübersicht mit den betreffenden Zeilen und den Gründen.
Laden Sie diese über den Button Fehlerbericht laden (3), um die Daten zu korrigieren.
Sind alle Daten korrekt, klicken Sie auf Import starten (4).
⚠️ Wichtig: Schließen Sie das Fenster nicht, während der Importvorgang läuft.
Abschluss des Imports
Nach Abschluss des Imports erhalten Sie eine Zusammenfassung aller importierten und aktualisierten Mitarbeiterdaten.
Zuweisung von Mitarbeitern zu Standorten
Sie können den selben Mitarbeiter auch für unterschiedliche Standorte importieren, um ihm mehreren Standorten zuzuweisen.
ℹ️ Bitte beachten Sie: Bei der Gastgeberauswahl für Besucher werden grundsätzlich alle Mitarbeiter aller Standorte zur Auswahl angezeigt, insofern Sie dies nicht explizit eingeschränkt haben. So können Mitarbeiter von Standort A auch Besucher an Standort B empfangen, ohne dass Sie die Mitarbeiter zusätzlich an weiteren Standorten importieren müssen.