In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie individuelle Vorlaufzeiten pro Besuchergruppe festlegen, um Besuche besser vorbereiten zu können und spontane Besuche zu reduzieren.
1. Aktivieren Sie die Mindestvorlaufzeit
Bearbeiten Sie eine beliebige Besuchergruppe und wählen Sie den Menüpunkt „Voranmeldung“. Klicken Sie anschließend auf „Vorgaben für Voranmeldungen“ und aktivieren Sie die Option „Mindestvorlaufzeit“:
Sie können die Vorlaufzeit entweder in Tagen oder Stunden angeben – ganz nach den Anforderungen Ihrer Organisation.
2. Auswirkung der Vorlaufzeit
Wenn die Mindestvorlaufzeit aktiviert ist, erhalten Nutzer bereits vor der Eingabe der Voranmeldung einen Hinweis auf die geltende Frist. Eine Voranmeldung außerhalb der vorgegebenen Vorlaufzeit ist nicht möglich.
ℹ️ Hinweis bei stundenweiser Vorlaufzeit: Wenn Sie eine Vorlaufzeit in Stunden angeben und ein Besucher ohne konkrete Uhrzeit vorangemeldet wird, kann es vorkommen, dass die Voranmeldung trotz Fristüberschreitung zugelassen wird – insbesondere, wenn die Anmeldung am selben Tag erfolgt.
ℹ️ Die eingestellte Mindestvorlaufzeit gilt für alle Voranmeldungen, unabhängig davon, ob diese über die Verwaltungsoberfläche oder über ein Voranmeldungsformular vorgenommen werden.