In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihren Mitarbeitenden ein vereinfachtes Formular zur Voranmeldung von Besuchern zur Verfügung stellen.
Unterschied zur Voranmeldung über die Verwaltungsoberfläche
Voranmeldungsformulare sind grundsätzlich identisch zur Voranmeldung über die Verwaltungsoberfläche. Der entscheidende Unterschied: Sie können diese Formulare über einen einfachen Link teilen – zum Beispiel im Intranet. So müssen Mitarbeitende nicht in der Verwaltungsoberfläche angelegt sein, um Voranmeldungen erfassen zu können.
Außerdem lassen sich Voranmeldungsformulare gezielt einschränken, z. B. auf bestimmte Besuchergruppen.
Beispiel:
Sie erstellen ein Voranmeldungsformular ausschließlich für die Besuchergruppe „Potenzielle Kunden“ und teilen den Link gezielt mit der Vertriebsabteilung.
💡 Gut zu wissen: Wenn Mitarbeitende das Voranmeldungsformular nutzen, werden Sie bei Eintreffen des Besuchs automatisch informiert – ganz ohne zusätzliche Einstellungen.
1. Formular anlegen
Navigieren Sie zu Verwalten > Formularlinks und fügen Sie dort ein neues Formular hinzu.
2. Standorte und Gruppen festlegen
Pro Formular können Sie festlegen, für welche Standorte und Gruppen eine Voranmeldung möglich ist.
Auch standortübergreifende Formulare sind möglich. So können Sie ein Formular für alle Mitarbeitenden aller Standorte erstellen. Die Mitarbeitenden wählen dann beim Ausfüllen aus, für welchen Standort die Voranmeldung gelten soll.
💡 Ideal, wenn Ihre Mitarbeitenden Besuch an verschiedenen Standorten empfangen.
3. Gültigkeitszeitraum einschränken (optional)
Sie möchten Voranmeldungen nur innerhalb eines bestimmten Zeitraums erfassen, z. B. für ein spezielles Event? Vergeben Sie einfach einen Gültigkeitszeitraum, in dem das Formular aktiv ist.
4. Zugriff einschränken (optional)
Sie möchten den Zugriff auf das Formular mit einem Passwort schützen?
Kein Problem – richten Sie den Passwortschutz im entsprechenden Abschnitt ein. Das Passwort kann jederzeit geändert oder deaktiviert werden.
5. Link erhalten und teilen
Sobald Sie das Formular gespeichert haben, erhalten Sie automatisch den Link zum Teilen. Klicken Sie einfach auf "Link kopieren" und senden Sie ihn an die jeweiligen Mitarbeitenden 🥳
ℹ️ Sie wünschen sich mehr Kontrolle über eingereichte Voranmeldungen?
Aktivieren Sie den Freigabe-Prozess in der jeweiligen Gruppe. So entscheiden Sie, welche Voranmeldungen genehmigt werden – und welche nicht.
6. Wie Mitarbeiter das Formular nutzen
Öffnen Sie den unter Punkt 5) erstellten Link, um zu sehen, wie Mitarbeitende das Formular ausfüllen, um Besucher voranzumelden.
Im ersten Feld „Gastgeber“ trägt der Mitarbeiter sich selbst ein. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
Wenn bereits Mitarbeiter in EinfachGast hinterlegt sind
Beim Tippen erscheint eine Vorschlagsliste. Der Mitarbeiter wählt sich daraus als Gastgeber aus.
Wenn noch keine oder nicht alle Mitarbeiter in EinfachGast hinterlegt sind
In diesem Fall erhält der Mitarbeiter nach der Eingabe die Möglichkeit, Name und E-Mail-Adresse manuell anzugeben.
Die E-Mail-Adresse wird benötigt, damit der Gastgeber Benachrichtigungen zum Status der Voranmeldung sowie beim Eintreffen des Besuchers erhalten kann.
Wurde ein Mitarbeiter bisher noch nicht gepflegt und gibt seine Daten manuell ein, können Sie ihn später in der Verwaltungsoberfläche über die Schnellanlage übernehmen und damit dauerhaft im System hinterlegen.
⚠️ Links zu Voranmeldungsformularen sind nicht dafür geeignet, direkt an Besucher gesendet oder öffentlich auf einer Webseite veröffentlicht zu werden.
Sie sollten ausschließlich intern von Mitarbeitenden genutzt werden.
Pflichtangaben im Formular
Die weiteren Angaben werden vom Mitarbeiter wie gewohnt ausgefüllt – genauso wie bei einer Voranmeldung über die Verwaltungsoberfläche.
Folgende Felder sind Pflichtangaben:
Standort
Gruppe
Vollständiger Name des Besuchers
Sprache (abhängig davon erhält der Besucher z. B. seine Einladungs-E-Mail in der jeweiligen Sprache)
Ankunftsdatum
Ankunftszeit (falls als Pflichtfeld konfiguriert)
ℹ️ Alle weiteren Angaben sind keine Pflichtfelder – auch dann nicht, wenn sie im Formular-Editor als Pflichtangaben gekennzeichnet wurden. Erst bei der eigentlichen Anmeldung des Besuchers müssen diese Angaben wieder vollständig ausgefüllt werden.
So ist sichergestellt, dass bereits mit wenigen Informationen eine Voranmeldung erstellt werden kann, der Besucher sich jedoch erst anmelden kann, wenn alle erforderlichen Pflichtangaben vorliegen.