In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie und Ihre Mitarbeitenden Besucher schnell und einfach voranmelden. Dadurch kann sich der Besucher vor Ort schneller und sicherer anmelden.
Im Video erklärt
Eine neue Voranmeldung erstellen
Öffnen Sie den Bereich Live und wechseln Sie zum Tab Erwartet und klicken Sie auf Voranmelden.
1. Angaben zum Besuch eintragen
Wählen Sie die passende Besuchergruppe (1) aus.
Tragen Sie den vollständigen Namen (2) und die Sprache (3) des Besuchers ein.
Wählen Sie das Ankunftsdatum (4) des Besuchers aus.
Optional können Sie über „Ankunftszeit festlegen“ (5) zusätzlich eine genaue Uhrzeit angeben.
💡 Gut zu wissen:
Eine Voranmeldung gilt immer für das angegebene Datum. Auch wenn der Besucher nicht zur angegebenen Uhrzeit erscheint, kann er sich an diesem Tag dennoch anmelden.
🤩 Noch besser:
Pflichtfelder, die Sie im Formular-Editor definiert haben, sind bei einer Voranmeldung ebenfalls zunächst optional und werden automatisch abgefragt, sobald die Anmeldung des Besuchers stattfindet.
2. Einen Gastgeber auswählen
Wählen Sie über das Feld „Gastgeber suchen“ einen Gastgeber für den Besuch aus.
Der Gastgeber wird automatisch informiert, sobald der Besucher eintrifft.
ℹ️ Weitere Informationen zur Auswahl und Anlage von Gastgebern finden Sie in unserem passenden Hilfeartikel.
3. Eine Einladungs-E-Mail an den Besucher senden
Sie können dem Besucher automatisch eine Einladungs-E-Mail senden.
Diese enthält alle relevanten Informationen zum Besuch sowie einen individuellen QR-Code, den der Besucher bei der Anmeldung einfach vor die Tablet-Kamera hält.
Aktivieren Sie dafür einfach die Option „Einladung per E-Mail an den Besucher senden“:
So wird die Anmeldung besonders schnell – und die Identität des Besuchers kann zusätzlich besser abgesichert werden.
📭 Keine E-Mail erhalten?
Kein Problem: Der Besucher kann sich wie gewohnt am Tablet anmelden, auch ohne QR-Code aus der Einladungs-E-Mail. Das System erkennt bei der Anmeldung automatisch anhand des Namens, ob für den aktuellen Tag eine passende Voranmeldung vorliegt, unabhängig der gewählten Gruppe.
Noch mehr Möglichkeiten mit Voranmeldungen 🥳
Viele Mitarbeitende? Kein Problem.
In der Regel benötigen nur wenige Personen direkten Zugriff auf die Verwaltungsoberfläche. Denn um Besuch anzumelden, reicht bereits ein einfacher Link, den Sie ganz einfach mit allen oder ausgewählten Mitarbeitenden teilen können: