In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die Einladungs-E-Mail gestalten, um Ihre Besucher bestmöglich auf ihren Termin vorzubereiten.
1. Einladungs-E-Mail bearbeiten
Bearbeiten Sie eine beliebige Gruppe und klicken Sie auf den Menüpunkt Voranmeldung.
2. Betreffzeile anpassen
Sie können die Betreffzeile der E-Mail personalisieren, indem Sie verschiedene Platzhalter (Variablen) verwenden. Folgende Variablen stehen zur Verfügung:
Variable | Inhalt |
{{site}} | Der Standortname Ihres Unternehmens. Sie finden diesen unter Verwalten > Einstellungen > Standortadresse. |
{{group}} | Der Name der Besuchergruppe des Besuchers. |
{{visitorName}} | Der Name des Besuchers. |
Es gibt keine Zeichenbegrenzung für die Betreffzeile. Für optimale Zustellbarkeit und gute Lesbarkeit empfehlen wir jedoch eine Länge von maximal 35 Zeichen. Sie können auch Emojis verwenden, um die Betreffzeile hervorzuheben.
3. E-Mail-Nachricht anpassen
Um die E-Mail-Nachricht zu gestalten haben Sie grundlegende Möglichkeiten zur Formatierung:
Auch hier können Sie Platzhalter verwenden, die sich über das Menü "Variable hinzufügen" einfach einfügen lassen:
Variable | Inhalt |
{{site}} | Der Name Ihres Unternehmens-standorts. Sie finden diesen unter Verwalten > Einstellungen > Standortadresse > Unternehmen. |
{{group}} | Der Name der Besuchergruppe des Besuchers. |
{{visitorName}} | Der Name des Besuchers. |
{{visitDate}} | Das Datum des geplanten Besuchs. |
4. E-Mail-Anhang hinzufügen
Sie haben die Möglichkeit, der E-Mail einen statischen Anhang hinzuzufügen. Erlaubt sind Dateien im Format PDF, JPG oder PNG. Pro E-Mail kann eine Datei beigefügt werden.
Falls Sie mehrere Dateien versenden möchten, fassen Sie diese vorher zu einer einzigen Datei (z. B. mehrseitige PDF) zusammen. Die maximale Dateigröße beträgt 5 MB.
5. QR-Code in Einladungs-E-Mail einfügen
Wenn Sie diese Option aktivieren, wird automatisch ein personalisierter QR-Code in die Einladungs-E-Mail integriert. Besucher können sich damit vor Ort durch einfaches Vorhalten des Codes vor die Kamera des Besucherterminals legitimieren und anmelden.
Die in der Voranmeldung eingegebenen Daten werden dabei automatisch übernommen – der Besucher muss diese ggf. nur noch ergänzen.
✅ Unsere Empfehlung: Aktivieren Sie diese Option, um einen schnellen, komfortablen und sicheren Anmeldeprozess für Ihre Besucher zu gewährleisten.