In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die Einladungs-E-Mail gestalten, um Ihre Besucher bestmöglich auf ihren Termin vorzubereiten.
1. Einladungs-E-Mail bearbeiten
Bearbeiten Sie eine beliebige Gruppe und klicken Sie auf den Menüpunkt Voranmeldung.
2. Betreffzeile anpassen
Sie können die Betreffzeile der E-Mail personalisieren, indem Sie verschiedene Platzhalter (Variablen) verwenden. Folgende Variablen stehen zur Verfügung:
Variable | Inhalt |
{{site}} | Der Standortname Ihres Unternehmens. Sie finden diesen unter Verwalten > Einstellungen > Standortadresse. |
{{group}} | Der Name der Besuchergruppe des Besuchers. |
{{visitorName}} | Der Name des Besuchers. |
Es gibt keine Zeichenbegrenzung für die Betreffzeile. Für optimale Zustellbarkeit und gute Lesbarkeit empfehlen wir jedoch eine Länge von maximal 35 Zeichen. Sie können auch Emojis verwenden, um die Betreffzeile hervorzuheben.
3. E-Mail-Nachricht anpassen
Um die E-Mail-Nachricht zu gestalten haben Sie grundlegende Möglichkeiten zur Formatierung:
Auch hier können Sie Platzhalter verwenden, die sich über das Menü "Variable hinzufügen" einfach einfügen lassen:
Variable | Inhalt |
{{site}} | Der Name Ihres Unternehmens-standorts. Sie finden diesen unter Verwalten > Einstellungen > Standortadresse > Unternehmen. |
{{group}} | Der Name der Besuchergruppe des Besuchers. |
{{visitorName}} | Der Name des Besuchers. |
{{visitDate}} | Das Datum des geplanten Besuchs. |
4. E-Mail-Anhang hinzufügen
Sie haben die Möglichkeit, der E-Mail einen statischen Anhang hinzuzufügen. Erlaubt sind Dateien im Format PDF, JPG oder PNG. Pro E-Mail kann eine Datei beigefügt werden.
Falls Sie mehrere Dateien versenden möchten, fassen Sie diese vorher zu einer einzigen Datei (z. B. mehrseitige PDF) zusammen. Die maximale Dateigröße beträgt 5 MB.
5. QR-Code in Einladungs-E-Mail einfügen
Wenn Sie diese Option aktivieren, wird automatisch ein personalisierter QR-Code in die Einladungs-E-Mail integriert. Besucher können sich damit vor Ort durch einfaches Vorhalten des Codes vor die Kamera des Besucherterminals legitimieren und anmelden.
Die in der Voranmeldung eingegebenen Daten werden dabei automatisch übernommen – der Besucher muss diese ggf. nur noch ergänzen.
✅ Unsere Empfehlung: Aktivieren Sie diese Option, um einen schnellen, komfortablen und sicheren Anmeldeprozess für Ihre Besucher zu gewährleisten.
Funktioniert das auch wenn ich kein Tablet für die Anmeldung nutze? Wenn Sie kein Tablet für die Anmeldung verwenden, deaktivieren Sie die Option für den QR-Code und aktivieren stattdessen ausschließlich den Link zur kontaktlosen Anmeldung in der Einladungs-E-Mail, wie in diesem Hilfeartikel unter Punkt 6 beschrieben.
6. Link zur kontaktlosen Anmeldung in die Einladungs-E-Mail einfügen
Wenn Sie diese Option aktivieren, wird automatisch ein personalisierter Link zur kontaktlosen Anmeldung in die Einladungs-E-Mail eingefügt. Besucher können sich darüber bei ihrer Ankunft direkt mit dem eigenen Smartphone anmelden.
Um sicherzustellen, dass sich der Besucher tatsächlich vor Ort befindet, wird er während der Anmeldung aufgefordert, einen QR-Code zu scannen, der bei Ihnen vor Ort auf dem Tablet angezeigt wird oder ausgedruckt bereitgestellt werden kann.
💡Die kontaktlose Anmeldung eignet sich nicht nur, wenn Sie kein Tablet für die Anmeldung vor Ort verwenden, aber dennoch mit Voranmeldungen arbeiten möchten. Sie kann auch bei hohem Besucheraufkommen den Anmeldeprozess beschleunigen, da sich mehrere Besucher gleichzeitig und unabhängig voneinander über das eigene Smartphone anmelden können.