Mitarbeiter können bei Voranmeldungen oder Anmeldungen als Gastgeber hinterlegt werden, um automatisch über die Ankunft oder Abreise eines Besuchers informiert zu werden.
Was ist die Gastgeberauswahl?
Anstatt für jede Voranmeldung oder jeden Besuch manuell einen Gastgeber einzugeben oder ein eigenes individuelles Eingabefeld zu verwenden, können Sie in EinfachGast Ihre Mitarbeiterdaten zentral hinterlegen.
Diese Mitarbeiter stehen dann bei Voranmeldungen und Anmeldungen als Gastgeber zur Auswahl.
Damit profitieren Sie von drei wichtigen Vorteilen:
Sie erhalten eine nachvollziehbare Protokollierung, welcher Mitarbeiter welchen Besucher empfangen hat.
Gastgeber werden automatisch über ihre Besucher informiert – z. B. per E-Mail oder Microsoft Teams, je nach Einstellung.
Auch bei spontanen Anmeldungen haben Besucher die Möglichkeit, einen Gastgeber auszuwählen, der anschließend über den Besuch informiert wird.
Gastgeber auswählen bei einer Voranmeldung oder Anmeldung über die Verwaltungsoberfläche
Wenn Sie eine neue Voranmeldung oder Anmeldung über die Verwaltungsoberfläche anlegen, haben Sie immer die Möglichkeit, einen Gastgeber auszuwählen – unabhängig davon, ob das Gastgeberfeld im Formular-Editor aktiviert oder deaktiviert wurde.
Bei der Eingabe eines Namens erhalten Sie ab dem dritten Buchstaben eine Vorschlagsliste mit passenden Gastgebern.
Wird kein passender Mitarbeiter gefunden, können Sie (mit den entsprechenden Berechtigungen) direkt über die Schnellanlage einen neuen Mitarbeiter anlegen.
Gastgeber auswählen über ein Voranmeldungsformular
Über ein Voranmeldungsformular haben Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Daten manuell einzutragen, falls:
noch keine Mitarbeiter im System gepflegt wurden oder:
der Mitarbeiter sich nicht in der Auswahlliste findet:
Dadurch kann jeder Mitarbeiter eine Voranmeldung durchführen und über Besucher informiert werden – unabhängig davon, ob die Mitarbeiterdaten bereits in EinfachGast hinterlegt sind oder nicht.
Gastgeber auswählen bei der Anmeldung über ein Tablet oder über den QR-Code
Sind Mitarbeiter bereits im System hinterlegt, können auch Besucher bei einer spontanen Anmeldung – z. B. über:
das Tablet am Empfang oder
den QR-Code mit dem eigenen Smartphone
einen Gastgeber für ihren Besuch auswählen.
Damit wird sichergestellt, dass auch bei spontanen Anmeldungen eine Benachrichtigung an den passenden Gastgeber versendet wird.
ℹ️ Sind keine Mitarbeiter im System hinterlegt, wird auf dem Tablet und beim der QR-Code-Anmeldung keine Gastgeberauswahl angezeigt – auch dann nicht, wenn die Gastgeberauswahl für die jeweilige Besuchergruppe eigentlich ein Pflichtfeld ist.
Über diese beiden Anmeldemethoden ist keine manuelle Eingabe möglich; es kann ausschließlich aus bereits hinterlegten Mitarbeitern ausgewählt werden.