In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie eine Gruppe vom Typ „Spontane Besucher" anlegen und alle ihre Einstellungen anpassen.
Spontane Besucher geben ihre Daten bei jedem Besuch neu ein oder bestätigen sie erneut, es wird kein dauerhaftes Profil angelegt. Das unterscheidet sie von Gespeicherte Besucher, die einmalig ein Profil erhalten. Mehr zum Unterschied lesen Sie im Artikel „Gruppentypen im Vergleich".
Gruppe anlegen
1. Öffnen Sie Verwalten > Gruppen und klicken Sie auf Hinzufügen.
2. Wählen Sie im Schritt Gruppentyp die Option Spontane Besucher und klicken Sie auf Weiter.
3. Haben Sie mehrere Standorte, wählen Sie im zusätzlichen Schritt Standort, ob die Gruppe an Allen Standorten verfügbar sein soll oder nur an Bestimmten Standorten, die Sie über das Suchfeld auswählen. Klicken Sie auf Weiter.
ℹ️ Diesen Schritt sehen Sie nur, wenn Ihrem Konto mehrere Standorte zugeordnet sind.
4. Vergeben Sie im Schritt Name einen aussagekräftigen Gruppennamen und klicken Sie auf Fertig.
ℹ️ Gut zu wissen: Gruppen vom Typ spontane Besucher erkennen Sie in der Gruppenliste an einem blauen Symbol einer laufenden Person neben dem Gruppennamen.
Nach der Anlage gelangen Sie direkt in die Detailansicht der neuen Gruppe. Sie können diese ohne weitere Einstellungen nutzen, oder die Konfiguration in folgenden Bereichen anpassen: Details, Anmeldeoptionen, Abmeldeoptionen, Ausweisvorlage, Gastgeber, Voranmeldung und Datenschutz.
Einstellungen an der Gruppe ändern
Standort festlegen
Im Tab Details legen Sie Gruppennamen und Standort fest. Öffnen Sie das Dropdown Standort und wählen Sie Alle Standorte, wenn die Gruppe standortübergreifend gelten soll, oder Bestimmte Standorte, um sie auf einzelne Standorte zu begrenzen.
Anmeldeoptionen einstellen
Wechseln Sie zum Tab Anmeldeoptionen.
Aktivieren Sie Nur vorangemeldete Besucher zulassen, wenn sich in dieser Gruppe ausschließlich Personen mit einer bestehenden Voranmeldung anmelden dürfen.
Aktivieren Sie bei Bedarf Besucherfoto aufnehmen, um bei der Anmeldung automatisch ein Foto zu erfassen.
Wählen Sie unter Besucherausweis erstellen über Neue Vorlage auswählen eine Ausweisvorlage aus, falls für diese Gruppe ein Ausweis gedruckt werden soll.
Aktivieren Sie bei Bedarf Ausweis automatisch drucken bei Anmeldung über ein Gerät, damit der Ausweis bei einer Tablet-Selbstanmeldung automatisch mit der Anmeldung gedruckt wird.
Automatische Abmeldung einstellen
Im Tab Abmeldeoptionen legen Sie über das Dropdown Automatische Abmeldung fest, ob Besucher dieser Gruppe keine automatische Abmeldung erhalten, zu einer bestimmten Uhrzeit oder nach einer bestimmten Aufenthaltsdauer automatisch abgemeldet werden.
💡 Tipp: Eine automatische Abmeldung um Ladenschluss verhindert, dass Besucher versehentlich dauerhaft als anwesend geführt werden, wenn die Abmeldung vergessen wurde.
Ausweisvorlage zuweisen
Im Tab Ausweisvorlage wählen Sie über Neue Vorlage auswählen die Vorlage aus, die für den Ausweisdruck dieser Gruppe verwendet wird. Eine Vorschau zeigt Ihnen, wie der gedruckte Ausweis später aussieht.
ℹ️ Gut zu wissen: Anders als bei Gespeicherte Besucher wird bei Spontane Besucher kein dauerhafter Ausweis angelegt. Ist eine Vorlage hinterlegt, wird bei Bedarf zu jedem einzelnen Besuch ein neuer Ausweis gedruckt.
Gastgeberauswahl einstellen
Wechseln Sie zum Tab Gastgeber.
Aktivieren Sie Gastgeberauswahl anzeigen, damit Besucher bei der Anmeldung einen Mitarbeiter als Gastgeber auswählen können.
Legen Sie bei Bedarf Gastgeberauswahl als Pflichtangabe fest, deaktivieren Sie Benachrichtigungen an Gastgeber, oder schränken Sie die Auswahl über Nur Mitarbeiter des jeweiligen Standorts zur Auswahl anzeigen ein.
Voranmeldung einstellen
Wechseln Sie zum Tab Voranmeldung.
Passen Sie Betreffzeile der Einladungs-E-Mail und den Text im Editor E-Mail-Nachricht zur Voranmeldung an. Nutzen Sie dabei die Platzhalter
{{site}},{{group}}und{{visitorName}}.Hängen Sie optional eine Datei (PDF, JPG oder PNG) an die Einladungs-E-Mail an.
Prüfen Sie die Optionen QR-Code in die Einladungs-E-Mail einfügen und Link zur kontaktlosen Anmeldung in die Einladungs-E-Mail einfügen.
Legen Sie im Abschnitt Vorgaben für Voranmeldungen bei Bedarf fest, ob eine Ankunftszeit als Pflichtangabe gilt, ob Voranmeldungen genehmigt werden müssen und ob eine Mindestvorlaufzeit einzuhalten ist.
ℹ️ Gut zu wissen: Mehr zum Erstellen und Verwalten von Voranmeldungen finden Sie im Artikel „Voranmeldungen einfach erklärt".
Aufbewahrungsdauer festlegen
Wechseln Sie zum Tab Datenschutz.
Deaktivieren Sie Standortstandard verwenden, wenn Sie für diese Gruppe eigene Fristen festlegen möchten, und wählen Sie eine Aufbewahrungsdauer von Besucherdaten sowie eine Aufbewahrungsdauer von Besucherfotos und Ausweisen.
💡 Tipp: Lassen Sie die Einstellung "Standortstandard verwenden" bei allen Gruppen aktiv, damit Änderungen bei der Aufbewahrungsdauer zentral über den Punkt Verwalten > Einstellungen > Datenschutz eingestellt werden können.
ℹ️ Gut zu wissen: Besucherdaten werden nach Ablauf der eingestellten Frist automatisch DSGVO-konform gelöscht. Da bei Spontane Besucher kein dauerhaftes Profil existiert, können Sie Foto und Ausweis hier mit einer eigenen Frist festlegen, unabhängig von den allgemeinen Besucherdaten.
Anmeldefelder für diese Gruppe anpassen
Über Verwalten > Einstellungen > Formular-Editor legen Sie zusätzliche Anmeldefelder und Dokumente fest, die bei jedem Besuch dieser Gruppe abgefragt oder angezeigt werden. Bearbeiten Sie das gewünschte Feld oder Dokument über das Stift-Symbol und wählen Sie unter Einschränken auf folgende Gruppen die passenden Gruppen aus.
ℹ️ Gut zu wissen: Mehr zum Unterschied zwischen diesen Formular-Editor-Feldern und den dauerhaften Profilfeldern von Gespeicherte Besucher lesen Sie im Artikel „Funktionsweise von Gruppen".