In diesem Leitfaden erfahren Sie, worin sich die beiden Gruppentypen unterscheiden und wann Sie welchen einsetzen.
▶️ Im Video erklärt
Jede Besuchergruppe in EinfachGast ist einem von zwei Typen zugeordnet, Unregelmäßige Besucher oder Gespeicherte Besucher. Der Typ bestimmt, wie sich Besucher dieser Gruppe anmelden und wo Sie sie später in der Verwaltungsoberfläche finden.
Unregelmäßige Besucher
Für Besucher, die einmalig oder unregelmäßig kommen. Die Daten werden bei jedem Besuch neu eingegeben oder bestätigt, es wird kein dauerhaftes Profil angelegt. Einzelne Besuche finden Sie deshalb nicht im Menüpunkt Personen, sondern in Live oder im Archiv.
Beispiele: Kunden, Lieferanten ohne feste Termine, Bewerber, einmalige Besuchstermine.
ℹ️ Gut zu wissen: Auch ohne Profil können sich unregelmäßige Besucher schneller anmelden, wenn sie den QR-Code vor Ort, ausgedruckt oder auf dem Tablet angezeigt, mit ihrem eigenen Smartphone scannen. Die Daten werden auf dem Smartphone gespeichert und bei der nächsten Anmeldung vorausgefüllt, sodass sie sie nur noch bestätigen müssen.
Gespeicherte Besucher
Für häufig wiederkehrende Besucher. Es wird vorab einmalig ein Profil angelegt, danach melden sich die Personen ohne erneute Dateneingabe an, wahlweise über einen dauerhaft gültigen Ausweis. Gespeicherte Besucher erscheinen gemeinsam mit Mitarbeitern im Menüpunkt Personen, der alle Personen mit einem dauerhaften Profil bündelt.
Beispiele: Handwerker, Fremdfirmen, Reinigungspersonal oder andere Personen, die regelmäßig vor Ort sind.
⚠️ Hinweis: Beide Gruppentypen legen Sie über denselben Weg an, Verwalten > Gruppen > Hinzufügen +, und wählen im ersten Schritt den passenden Typ aus. Der Typ lässt sich danach nicht mehr ändern.
Was beide Gruppentypen gemeinsam haben
Für beide Typen legen Sie Gruppenname und Standort fest, stellen eine automatische Abmeldung nach Uhrzeit oder Aufenthaltsdauer ein, weisen bei Bedarf eine Ausweisvorlage zu und wählen eine Aufbewahrungsdauer für die Daten aus. Auch eine Gastgeberauswahl und zusätzliche Anmeldefelder über den Formular-Editor lassen sich beiden Typen zuordnen.
Was nur gespeicherte Besucher bieten
Nur bei gespeicherten Besuchern legen Sie Profilfelder fest, aktivieren eine PIN-Pflicht oder alternative Barcodes und konfigurieren eine Willkommens-E-Mail mit persönlichem QR-Code.
Profilfelder: einmal erfassen statt bei jedem Besuch
Profilfelder werden einmalig erfasst und dauerhaft am Profil der Person gespeichert, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Felder aus dem Formular-Editor gehören dagegen zum einzelnen Besuch und werden bei jeder Anmeldung erneut abgefragt, bei beiden Gruppentypen.
💡 Tipp: Ist einer Gruppe für gespeicherte Besucher kein Formular-Editor-Feld zugeordnet, meldet sich eine bereits erfasste Person ganz ohne Dateneingabe an, ihr Profil reicht aus.
Der Unterschied beim Ausweis
Da gespeicherte Besucher ein dauerhaftes Profil haben, erhalten sie mit der ersten Anmeldung einen dauerhaft gültigen Ausweis, den sie bei jeder weiteren Anmeldung wiederverwenden. Bei unregelmäßigen Besuchern wird bei Bedarf jedes Mal neu ein Ausweis für den jeweiligen Besuch gedruckt.
ℹ️ Gut zu wissen: Wie eine Gruppe unabhängig vom Typ den Ablauf der Anmeldung steuert, lesen Sie im Artikel „Funktionsweise von Gruppen".
💡 Tipp: Unsicher, welcher Typ passt? Muss sich eine Person bei jedem Besuch neu ausweisen, wählen Sie Unregelmäßige Besucher. Kommt dieselbe Person regelmäßig wieder und soll sich künftig schneller anmelden können, wählen Sie Gespeicherte Besucher mit Profil.