In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie gespeicherte Besucher hinzufügen, bearbeiten, archivieren oder löschen.
Übersicht öffnen
Öffnen Sie den Bereich Personen.
Öffnen Sie oben den Gruppenselektor und wählen Sie die gewünschte Gruppe, zum Beispiel Handwerker.
ℹ️ Gut zu wissen: Der Bereich Personen zeigt Mitarbeiter und gespeicherte Besucher gemeinsam, da beide ein dauerhaftes Profil haben. Spontane Besucher tauchen hier bewusst nicht auf. Am Symbol im Gruppenselektor erkennen Sie, um welche Art Gruppe es sich handelt.
Über die Filter-Tabs Alle, Anwesend, Abwesend, Noch nie angemeldet und Archiviert grenzen Sie die Liste ein.
Person hinzufügen
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Tragen Sie im Tab Details mindestens den Vollständigen Namen ein sowie die weiteren gewünschten Profilfelder.
Aktivieren Sie die Checkbox Willkommens-E-Mail, um direkt eine Mail mit persönlichem QR-Code zu versenden.
ℹ️ Ohne hinterlegte E-Mail-Adresse zeigt EinfachGast den Hinweis „Sie müssen eine E-Mail-Adresse für diese Person angeben, um die Willkommens-E-Mail senden zu können." Tragen Sie die E-Mail-Adresse nach, damit sich das Modal speichern lässt.
Person bearbeiten und verwalten
Person bearbeiten
Klicken Sie in der Übersicht unter dem Punkt Personen auf die gewünschte Person, um das Profil zu öffnen.
Im Tab Details passen Sie die dauerhaft gespeicherten Profilfelder an und lösen bei Bedarf über Erneut senden eine neue Willkommens-E-Mail aus.
ℹ️ Gut zu wissen: Der Tab „Details" am Profil zeigt ausschließlich die Profilfelder, die dauerhaft an der Person gespeichert sind. Formular-Editor-Felder, die bei einem einzelnen Besuch abgefragt wurden, zählen zu den Besuchsdaten und erscheinen deshalb nicht hier, sondern unter „Zusätzliche Informationen" im Details-Tab der Detailansicht eines Besuchs in der Live-Ansicht.
Im Tab Dokumente sehen Sie alle Dokumente, die die Person bei allen bisherigen Besuchen bestätigt hat, mit Datum und Download-Möglichkeit.
Im Tab Ausweis drucken Sie den Ausweis erneut oder sperren ihn über Ausweis sperren, wenn er verloren gegangen ist. Beim Sperren wird direkt ein neuer QR-Code samt Ausweis erzeugt, der alte QR-Code wird sofort ungültig.
ℹ️ Liegt noch keine Anmeldung der Person vor, zeigt der Tab nur eine Vorschau des Ausweises, da eventuell noch nicht alle bei der Anmeldung abgefragten Felder ausgefüllt sind.
Im Tab Sicherheit sehen, ändern oder löschen Sie die persönliche PIN und stellen über das Dropdown Anmeldung an folgenden Standorten erlauben ein, ob die Person an allen oder nur an bestimmten Standorten einchecken darf.
Im Tab Barcodes hinterlegen Sie einen zusätzlichen QR- oder Barcode aus einem Fremdsystem, mit dem sich die Person zusätzlich zum EinfachGast-Ausweis anmelden kann. Unterstützt werden QR-Code, Aztec-Code, Codabar, Code 128, Code 39, Code 93, Data-Matrix-Code, EAN-13, EAN-8, ITF, PDF417, UPC-A und UPC-E.
Person archivieren oder löschen
Im Tab Details finden Sie am Ende des Profils zwei getrennte Aktionen:
Archivieren deaktiviert die Person, eine Anmeldung ist für die Person daher nicht mehr möglich. Ihre Daten bleiben erhalten. Eine archivierte Person kann jederzeit wiederhergestellt werden.
Löschen entfernt die Person und alle zugehörigen Daten unwiderruflich. Eine wiederhergestellt ist nicht möglich.