In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Gruppen grundsätzlich funktionieren und warum sich Anmeldungen je nach Gruppe und Person unterschiedlich verhalten können.
Jede Person, die sich in EinfachGast anmeldet, gehört zu genau einer Gruppe. Die Gruppe bestimmt, welche Daten erfasst werden, ob ein Ausweis gedruckt wird, ob ein Gastgeber ausgewählt werden muss und vieles mehr. Bevor Sie eine Gruppe anlegen, lohnt es sich, dieses Grundprinzip zu verstehen.
Die Gruppentypen
Jede Gruppe ist einem von zwei Typen zugeordnet: Spontane Besucher oder Gespeicherte Besucher. Der Typ wird bei der Anlage festgelegt und lässt sich später nicht mehr ändern.
ℹ️ Gut zu wissen: Ausführliche Informationen zur Wahl des passenden Typs finden Sie im Artikel „Gruppentypen im Vergleich: Spontane Besucher und Gespeicherte Besucher".
Unterschiede bei Speicherung und Darstellung nach Gruppentyp
Der Menüpunkt „Personen"
Der Menüpunkt Personen bündelt Mitarbeiter und Gespeicherte Besucher, also alle Personen mit einem dauerhaften Profil. Spontane Besucher tauchen dort bewusst nicht auf, da für sie kein dauerhaftes Profil angelegt wird. Sie finden einzelne Anmeldungen Spontaner Besucher stattdessen nur in Live (solange sie anwesend oder kürzlich abgemeldet sind) und im Archiv.
Der Unterschied zwischen Profildaten und Besuchsdaten
Das zentrale Konzept, um zu verstehen, welche Daten wann abgefragt werden, ist die Unterscheidung zwischen Profildaten und Besuchsdaten.
Profildaten legen Sie über den Tab Profilfelder einer Gespeicherte-Besucher-Gruppe fest. Sie werden einmalig erfasst und dauerhaft am Profil der Person gespeichert, so lange, wie das Profil selbst existiert. Auch das Besucherfoto und ein einmal ausgestellter Ausweis zählen zu den Profildaten. Deshalb gibt es für Foto und Ausweis bei Gespeicherte Besucher auch keine eigene Aufbewahrungsfrist in den Datenschutz-Einstellungen, ihre Aufbewahrung ist an die Lebensdauer des Profils gekoppelt, nicht an eine separate Frist.
Besuchsdaten gehören zu einem einzelnen, konkreten Besuch. Sie werden nicht über die Gruppen-Einstellungen verwaltet, sondern über den Formular-Editor (Verwalten > Einstellungen > Formular-Editor). Dort legen Sie zusätzliche Felder und Dokumente an und ordnen sie über Einschränken auf folgende Gruppen gezielt einzelnen Gruppen zu. Der Formular-Editor gilt für beide Gruppentypen gleichermaßen, auch für Spontane Besucher.
💡 Tipp: Ist einer Gespeicherte-Besucher-Gruppe kein Formular-Editor-Feld zugeordnet, meldet sich eine bereits erfasste Person sofort ohne jede Dateneingabe an, ihr Profil reicht aus. Sind der Gruppe hingegen Formular-Editor-Felder zugeordnet, zählen diese zu den Besuchsdaten und werden bei jeder einzelnen Anmeldung erneut abgefragt.
ℹ️ Gut zu wissen: Bei Formular-Editor-Dokumenten gilt eine Ausnahme: Ob ein Dokument bei einer erneuten Anmeldung nochmal angezeigt wird, entscheidet die im Dokument selbst hinterlegte Gültigkeits- und Aufbewahrungsdauer. So müssen gespeicherte Besucher zum Beispiel nur beim ersten Besuch Dokumente unterschreiben und nicht bei jedem Besuch.
Unterschiede bei der Anzeige von Dokumenten aus Besuchsdaten und Dokumenten am Profil
Unterschreibt eine Person bei ein Dokument, gehört dieses Dokument zu den Besuchsdaten dieses einen Besuchs. Sie finden es im Dokumente-Tab der Detailansicht des Besuchs in Live.
Bei Gespeicherte Besucher erscheint dasselbe Dokument zusätzlich im Dokumente-Tab des vollen Profils (Personen > Profil öffnen), da das Profil dauerhaft besteht und dort die Dokumente aus allen bisherigen Besuchen der Person gesammelt werden.
Bei spontanen Besuchern gibt es diese zweite, gesammelte Ansicht nicht, da für sie kein dauerhaftes Profil existiert.
⚠️ Hinweis: Löschen Sie die Besuchsdaten eines einzelnen Besuchs, wird das dabei unterschriebene Dokument auch aus dem Profil eines gespeicherten Besuchers entfernt. Es handelt sich technisch um dasselbe Dokument, nicht um zwei unabhängige Kopien.
Gruppen- und Personen-Einstellungen wirken zusammen
Manche Einstellungen legen Sie auf Gruppenebene fest, zum Beispiel ob überhaupt eine PIN-Pflicht besteht. Andere legen Sie individuell an der einzelnen Person fest, zum Beispiel an welchen Standorten sie sich anmelden darf oder ob ihre PIN entfernt wird. Beide Ebenen wirken bei der Anmeldung zusammen: Eine Gruppeneinstellung öffnet oder schließt eine Möglichkeit grundsätzlich, eine Personeneinstellung kann sie für die einzelne Person zusätzlich einschränken.
💡 Tipp: Wenn eine Anmeldung nicht wie erwartet funktioniert, prüfen Sie deshalb immer beide Ebenen, die Einstellungen der Gruppe und die Einstellungen der betroffenen Person.