In diesem Leitfaden erfahren Sie, worin sich die beiden Gruppentypen unterscheiden und wann Sie welchen einsetzen.
Jede Besuchergruppe in EinfachGast ist einem von zwei Typen zugeordnet, Spontane Besucher oder Gespeicherte Besucher. Der Typ wird bei der Anlage der Gruppe festgelegt und bestimmt, wie sich Besucher dieser Gruppe anmelden.
Spontane Besucher
Für einmalige oder unregelmäßige Besucher. Die Daten werden bei jedem Besuch neu eingegeben oder bestätigt, es wird kein dauerhaftes Profil angelegt.
Beispiele: Kunden, Lieferanten ohne feste Termine, Bewerber, einmalige Besuchstermine.
Gespeicherte Besucher
Für wiederkehrende Besucher. Es wird einmalig ein Profil angelegt, danach melden sich die Personen ohne erneute Dateneingabe an, wahlweise über einen dauerhaft gültigen Ausweis.
Beispiele: Handwerker, Fremdfirmen, Reinigungspersonal oder andere Personen, die regelmäßig vor Ort sind.
ℹ️ Gut zu wissen: Beide Gruppentypen legen Sie über denselben Weg an, Verwalten > Gruppen > Hinzufügen. Im ersten Schritt wählen Sie den passenden Typ aus.
Was beide Gruppentypen gemeinsam haben
Für beide Typen legen Sie Gruppenname und Standort fest, stellen eine automatische Abmeldung nach Uhrzeit oder Aufenthaltsdauer ein, weisen bei Bedarf eine Ausweisvorlage zu und wählen eine Aufbewahrungsdauer für die Daten aus. Auch eine Gastgeberauswahl und zusätzliche Anmeldefelder über den Formular-Editor lassen sich beiden Typen zuordnen.
Was nur Gespeicherte Besucher bieten
Nur bei Gespeicherte Besucher legen Sie Profilfelder fest, die dauerhaft und einmalig am Profil der Person gespeichert werden, aktivieren eine PIN-Pflicht oder alternative Barcodes und konfigurieren eine Willkommens-E-Mail mit persönlichem QR-Code.
Der wesentliche Unterschied beim Ausweis: Da Gespeicherte Besucher ein dauerhaftes Profil haben, erhalten sie mit der ersten Anmeldung einen dauerhaft gültigen Ausweis, den sie bei jeder weiteren Anmeldung wiederverwenden. Bei Spontane Besucher wird bei Bedarf jedes Mal neu ein Ausweis für den jeweiligen Besuch gedruckt.
ℹ️ Gut zu wissen: Mehr zum Zusammenspiel von Profildaten und Besuchsdaten und dazu, wie sich Gruppen-Einstellungen auf die Anmeldung auswirken, lesen Sie im Artikel „Funktionsweise von Gruppen".
💡 Tipp: Unsicher, welcher Typ passt? Muss sich eine Person bei jedem Besuch neu ausweisen, wählen Sie Spontane Besucher. Kommt dieselbe Person regelmäßig wieder und soll sich künftig schneller anmelden können, wählen Sie Gespeicherte Besucher.