In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie eine Gruppe vom Typ „Gespeicherte Besucher" anlegen und deren Einstellungen anpassen.
„Gespeicherte Besucher" ist ein eigener Gruppentyp für wiederkehrende Besucher wie Handwerker oder Fremdfirmen. Für sie wird einmalig ein Profil angelegt, danach melden sie sich ohne erneute Dateneingabe an. Das unterscheidet sie von „Spontane Besucher", bei denen die Daten bei jedem Besuch neu eingegeben oder bestätigt werden.
Gruppe anlegen
1. Öffnen Sie Verwalten > Gruppen und klicken Sie auf Hinzufügen.
2. Wählen Sie im Schritt Gruppentyp die Option Gespeicherte Besucher und klicken Sie auf Weiter.
3. Haben Sie mehrere Standorte, wählen Sie im zusätzlichen Schritt Standort, ob die Gruppe an Allen Standorten verfügbar sein soll oder nur an Bestimmten Standorten, die Sie über das Suchfeld auswählen. Klicken Sie auf Weiter.
ℹ️ Diesen Schritt sehen Sie nur, wenn Ihrem Konto mehrere Standorte zugeordnet sind.
4. Vergeben Sie im Schritt Name einen aussagekräftigen Gruppennamen, zum Beispiel „Fremdfirmen", und klicken Sie auf Fertig.
ℹ️ Gut zu wissen: Gruppen vom Typ Gespeicherte Besucher erkennen Sie in der Gruppenliste und im Bereich Personen an einem blauen Lesezeichen-Symbol neben dem Gruppennamen.
Nach der Anlage gelangen Sie direkt in die Detailansicht der neuen Gruppe. Sie können diese ohne weitere Einstellungen nutzen, oder die Konfiguration in den folgenden beschriebenen Bereichen anpassen.
Einstellungen an der Gruppe vornehmen
Standort und Abmeldung festlegen
Im Tab Details legen Sie Gruppennamen und Standort fest, über das Dropdown Standort mit den Optionen Alle Standorte oder Bestimmte Standorte.
Im Tab Abmeldeoptionen stellen Sie eine automatische Abmeldung nach Uhrzeit oder Aufenthaltsdauer ein.
Im Tab Datenschutz wählen Sie die Aufbewahrungsdauer von Besucherdaten.
Hinweis: Anders als bei Spontane Besucher gibt es im Datenschutz-Tab von Gespeicherte Besucher keine eigene Aufbewahrungsdauer für Fotos und Ausweise. Das ist beabsichtigt: Foto und Ausweis zählen zu den dauerhaften Profildaten der Person und sind an die Lebensdauer ihres Profils gekoppelt, nicht an eine gesonderte Frist. Mehr dazu im Artikel „Funktionsweise von Gruppen".
💡 Tipp: In der Infobox „Personen in dieser Gruppe" im Tab Details sehen Sie, wie viele Personen der Gruppe aktuell gespeichert sind, und gelangen über den Button „In „Personen" anzeigen" direkt zur Übersicht.
Profilfelder anpassen
Profilfelder definieren die Informationen, die für gespeicherte Besucher in dieser Gruppe erfasst werden. Sie unterscheiden sich von Feldern aus dem Formular-Editor: Formular-Editor-Felder werden bei jedem Besuch neu angezeigt und ausgefüllt, Profilfelder werden dagegen einmalig erfasst und dauerhaft am Profil der Person gespeichert.
ℹ️ Gut zu wissen: Diese Unterscheidung zwischen Profildaten (Profilfelder) und Besuchsdaten (Formular-Editor) ist grundlegend für das Verhalten Ihrer Gruppe und wirkt sich auch darauf aus, ob sich eine bekannte Person sofort anmelden kann oder erneut Daten eingeben muss. Ausführlich erklärt im Artikel „Funktionsweise von Gruppen".
Wechseln Sie zum Tab Profilfelder.
Klicken Sie auf das Stift-Symbol beim gewünschten Feld, um es zu bearbeiten, oder auf Hinzufügen, um ein neues Feld anzulegen.
Im Modal Profilfeld bearbeiten legen Sie Titel und Typ des Felds fest sowie zwei Verhaltens-Schalter, Bei der Anmeldung abfragen und Pflichtfeld.
Informationen von Besuchern bei der Anmeldung abfragen
Sollten bei der Anlage eines Besuchers noch nicht alle Informationen vorliegen oder möchten Sie bestimmte Angaben direkt bei der Anmeldung abfragen und im Profil ergänzen, stehen Ihnen dafür zwei Optionen zur Verfügung:
Bei der ersten Anmeldung abfragen
Als Pflichtfeld festlegen (ohne Angabe ist eine Anmeldung nicht möglich)
Beide Optionen greifen unabhängig davon, ob sich der Besucher selbstständig, z. B. über ein Tablet, anmeldet oder durch einen anderen Benutzer über die Verwaltungsoberfläche angemeldet wird. Die Option „Als Pflichtfeld festlegen“ kann dabei nur aktiviert werden, wenn auch „Bei der ersten Anmeldung des Mitarbeiters abfragen“ aktiviert ist.
⚠️ Hinweis:
Wenn Sie ein neues Profilfeld mit der Option „Bei der ersten Anmeldung abfragen“ anlegen und bereits Besucher in der Gruppe vorhanden sind, wird dieses Feld bei allen bestehenden Besuchern bei der nächsten Anmeldung abgefragt, auch dann, wenn für das Feld bereits ein Wert beim Besucher hinterlegt wurde.
Aktivieren Sie die Option hingegen nachträglich bei einem bereits bestehenden Profilfeld, wird das Feld nur bei Besuchern abgefragt, die sich bisher noch nie angemeldet haben oder angemeldet wurden.
Anmeldeoptionen und Ausweis einstellen
Wechseln Sie zum Tab Anmeldeoptionen.
Stellen Sie im Dropdown Foto aufnehmen ein, ob und wann bei der Anmeldung ein Foto aufgenommen wird, Kein Foto aufnehmen, Wenn noch kein Foto hinterlegt ist oder Bei jeder Anmeldung.
Stellen Sie im Dropdown Ausweis drucken ein, wann ein Ausweis gedruckt wird, Bei jeder Anmeldung, Bei jeder Anmeldung fragen, Keinen Ausweis drucken oder Nur bei der ersten Anmeldung.
💡 Tipp: Die Option „Nur bei der ersten Anmeldung" eignet sich besonders für gespeicherte Besucher, die anschließend einen dauerhaft gültigen Ausweis erhalten und den Ausweisdruck nicht bei jeder weiteren Anmeldung wiederholen müssen.
Aktivieren Sie bei Bedarf die Optionen, mit denen gespeicherte Besucher ihr Foto oder ihren Ausweisdruck selbst am Tablet ändern dürfen, und tragen Sie optional eine Mitteilung nach erfolgreicher Anmeldung ein.
Wechseln Sie zum Tab Ausweisvorlage und wählen Sie über Neue Vorlage auswählen die gewünschte Ausweisvorlage für die Gruppe.
💡 Tipp: Ist der Gruppe eine Ausweisvorlage zugewiesen, erhält jede gespeicherte Person bei ihrer ersten Anmeldung automatisch einen dauerhaft gültigen Ausweis.
Sicherheit und Willkommens-E-Mail einstellen
Wechseln Sie zum Tab Sicherheit.
Aktivieren Sie Bei der ersten Anmeldung muss die gespeicherte Person eine persönliche PIN festlegen, wenn die Anmeldung künftig per PIN geschützt sein soll.
Aktivieren Sie bei Bedarf Anmeldung mit alternativen QR- oder Barcodes erlauben und wählen Sie über das Dropdown QR-Code + die passenden Formate aus, zum Beispiel Code 128, Data-Matrix-Code oder EAN-13. Zur Auswahl stehen QR-Code, Aztec-Code, Codabar, Code 128, Code 39, Code 93, Data-Matrix-Code, EAN-13, EAN-8, ITF, PDF417, UPC-A und UPC-E.
ℹ️ Gut zu wissen: Mit alternativen Barcodes lässt sich ein bereits vorhandener Ausweis aus einem Fremdsystem in EinfachGast anlernen. Die Person benötigt dann keinen zweiten Ausweis.
Wechseln Sie zum Tab Willkommens-E-Mail und passen Sie Betreffzeile der Willkommens-E-Mail und den Text im Editor E-Mail-Nachricht an.
⚠️ Hinweis: Der Ausweis selbst wird nicht per E-Mail versendet, nur der persönliche QR-Code steht in der Willkommens-E-Mail. Wird ein Ausweis später gesperrt und neu ausgestellt, wird ausschließlich dieser QR-Code getauscht, der zuvor verschickte Code wird dabei ungültig.
Aktivieren Sie optional Automatisch versenden, sobald ein Besucher angelegt wird, damit die Willkommens-E-Mail nicht mehr manuell ausgelöst werden muss.
