In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie unter Verwalten > Mitarbeiter die Anmeldung Ihrer Mitarbeiter konfigurieren.
Anders als Besucher sind Mitarbeiter nicht in mehreren, einzeln anlegbaren Gruppen organisiert. Für sie gibt es eine einzige zentrale Konfiguration unter Verwalten > Mitarbeiter, die für alle Mitarbeiter gleichermaßen gilt.
Übersicht behalten und Mitarbeiter verwalten
Im Tab Übersicht sehen Sie auf einen Blick, wie viele Mitarbeiter aktuell im System gespeichert sind, und gelangen über den Button In „Personen" anzeigen direkt zur Mitarbeiterliste im Menüpunkt Personen.
Anmeldeoptionen und Ausweis einstellen
Wechseln Sie zum Tab Anmeldeoptionen.
Stellen Sie im Dropdown Foto aufnehmen ein, ob und wann bei der Anmeldung ein Foto aufgenommen wird, Kein Foto aufnehmen oder Wenn noch kein Foto hinterlegt ist. Aktivieren Sie bei Bedarf zusätzlich die Option Mitarbeitern erlauben, ihr Foto jederzeit selbst zu ändern.
Stellen Sie im Dropdown Ausweis drucken ein, wann ein Ausweis gedruckt wird, Bei jeder Anmeldung, Bei jeder Anmeldung fragen, Keinen Ausweis drucken oder Nur bei der ersten Anmeldung. Aktivieren Sie bei Bedarf zusätzlich die Option Mitarbeitern erlauben, jederzeit selbst einen Ausweis auszudrucken.
Tragen Sie optional eine Mitteilung nach erfolgreicher Anmeldung ein, bei Bedarf auch in weiteren Sprachen über den Reiter Übersetzungen.
ℹ️ Gut zu wissen: Die Option „Nur bei der ersten Anmeldung" eignet sich besonders, da Mitarbeiter anschließend einen dauerhaft gültigen Ausweis erhalten und den Ausweisdruck nicht bei jeder weiteren Anmeldung wiederholen müssen.
Wechseln Sie zum Tab Ausweisvorlage und wählen Sie über Neue Vorlage auswählen die gewünschte Ausweisvorlage für Mitarbeiter.
ℹ️ Gut zu wissen: Die Vorlagen selbst verwalten Sie im Bereich Besucherausweise, hier wählen Sie nur aus, welche davon für Mitarbeiter verwendet wird. Ist eine Vorlage zugewiesen, erhält jeder Mitarbeiter mit seiner ersten Anmeldung automatisch einen dauerhaft gültigen Ausweis.
Abmeldeoptionen einstellen
Wechseln Sie zum Tab Abmeldeoptionen.
Stellen Sie im Dropdown Automatische Abmeldung ein, ob und wie Mitarbeiter automatisch abgemeldet werden, Keine automatische Abmeldung, Zu einer bestimmten Uhrzeit oder Nach einer bestimmten Aufenthaltsdauer.
Tragen Sie optional eine Mitteilung nach erfolgreicher Abmeldung ein, ebenfalls bei Bedarf übersetzt über den Reiter Übersetzungen.
Sicherheit und Datenschutz einstellen
Wechseln Sie zum Tab Sicherheit.
Aktivieren Sie bei Bedarf PIN für den Mitarbeiterbereich erforderlich, um den Zugriff auf den Mitarbeiterbereich am Gerät zusätzlich mit einer PIN abzusichern.
Aktivieren Sie Bei der ersten Anmeldung muss der Mitarbeiter eine persönliche PIN festlegen, wenn die Anmeldung über die Namenseingabe künftig per PIN geschützt sein soll.
ℹ️ Gut zu wissen: Die PIN wird ausschließlich bei der Anmeldung über die Namenseingabe abgefragt. Beim Scan des dauerhaften Ausweises entfällt sie, der Ausweis gilt als eigenständiges, vertrauenswürdiges Anmeldemedium.
Aktivieren Sie bei Bedarf Nur Mitarbeiter dieses Standorts dürfen sich anmelden, um die Anmeldung am Gerät auf Mitarbeiter des jeweiligen Standorts zu beschränken.
Aktivieren Sie bei Bedarf Anmeldung mit alternativen QR- oder Barcodes erlauben und wählen Sie die gewünschten Formate aus, zum Beispiel QR-Code.
ℹ️ Gut zu wissen: Mit alternativen Barcodes lässt sich ein bereits vorhandener Ausweis aus einem Fremdsystem in EinfachGast anlernen, der Mitarbeiter benötigt dann keinen zweiten Ausweis.
Wechseln Sie zum Tab Datenschutz und wählen Sie die Aufbewahrungsdauer für Besuchsdaten.
⚠️ Hinweis: Diese Frist gilt nur für die Besuchsdaten, also die einzelnen An- und Abmeldungen. Foto und Ausweis eines Mitarbeiters zählen dagegen zu den dauerhaften Profildaten und sind an die Lebensdauer seines Profils gekoppelt, nicht an eine gesonderte Frist.
Legen Sie über Vorschlagsliste von Mitarbeitern bei der Eingabe einblenden fest, ob bei der Namenseingabe am Gerät bereits eine Vorschlagsliste mit Namen angezeigt wird.