Über die Benachrichtigungseinstellungen steuern Sie, wie Mitarbeiter über Besucher informiert werden, wenn sie als Gastgeber hinterlegt sind.
Globale Einstellungen für alle Standorte anpassen
Im ersten Schritt können Sie die Benachrichtigungseinstellungen grundsätzlich für alle Mitarbeiter und alle Standorte festlegen.
Öffnen Sie dazu den Bereich Mitarbeiter > Benachrichtigungen.
Standardmäßig erhalten Gastgeber eine Benachrichtigung per E-Mail, sobald ein Besucher eintrifft. Diese Einstellung können Sie über die Auswahlfelder entsprechend anpassen.
Mitarbeiter können über folgende Ereignisse benachrichtigt werden:
Eintreffen eines Besuchers
Verlassen eines Besuchers
Jeweils per:
E-Mail
Microsoft Teams-Nachricht
ℹ️ Für die Benachrichtigung per Microsoft Teams ist eine aktive Synchronisation mit Entra ID erforderlich. Unter diesem Hilfeartikel finden Sie weitere Informationen zur Einrichtung der Microsoft Teams-Benachrichtigungen.
⚠️ Hinweis: Diese Benachrichtigungseinstellungen gelten organisationsweit und können nicht pro Standort angepasst werden. Sie lassen sich aber an einzelnen Mitarbeitern individuell überschreiben.
Benachrichtigungseinstellungen am Mitarbeiter überschreiben
Die Benachrichtigungseinstellungen können Sie auch für einzelne Mitarbeiter individuell anpassen – zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter keine E-Mail-Benachrichtigungen, sondern ausschließlich Microsoft Teams-Benachrichtigungen erhalten soll.
Öffnen Sie dazu den entsprechenden Mitarbeiter und wechseln Sie in das Tab Benachrichtigungen.
Wählen Sie anschließend in den Auswahlfeldern unter „Wenn sich ein Besucher anmeldet“ oder „Wenn sich ein Besucher abmeldet“ eine Option abweichend vom Standortstandard, um die Benachrichtigungseinstellungen für diesen Mitarbeiter individuell anzupassen.
Speichern Sie danach den Mitarbeiter, damit die Änderungen wirksam werden.