Im folgenden Leitfaden erfahren Sie, wie Sie bei bestimmten Besucheraktivitäten automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail oder Microsoft Teams versenden.
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1. Benachrichtigungseinstellungen öffnen
Sie finden diese unter dem Punkt Verwalten > Einstellungen:
2. Neue Benachrichtigung hinzufügen
Klicken Sie nun auf hinzufügen um eine neue Benachrichtigung zu erstellen:
Im nun erscheinenden Fenster vergeben Sie für die neue Vorlage einen aussagekräftigen Titel (dieser wird nur intern verwenden).
Legen Sie im Anschluss den Auslöser fest, wann die Benachrichtigung verschickt werden soll (Anmeldung, Abmeldung oder Ablehnung eines Besuchers):
Wählen Sie im Anschluss ggf. die Einschränkung auf eine bestimmte Gruppe, um die Benachrichtigung nur dann zu versenden, wenn der Besucher einer der ausgewählten Gruppen angehört (es können mehrere ausgewählt werden). Lassen Sie das Feld leer, wenn die Benachrichtigung unabhängig von der Gruppe verschickt werden soll:
3. Benachrichtigungen per E-Mail versenden
Stellen Sie den Kanal für die Benachrichtigung auf E-Mail:
Geben Sie dann eine oder mehrere E-Mail-Adressen (getrennt durch ein Komma) als Empfänger an:
Legen Sie zum Schluss noch die Betreffzeile der E-Mail fest. Dazu stehen Ihnen drei Platzhalter zur Verfügung, die beim Versand der Benachrichtigung entsprechend mit den Daten des jeweiligen Besuchers ersetzt werden:
Geschafft! Sobald Sie die neue Benachrichtigung speichern, werden automatisch zum gewählten Auslöser entsprechende Benachrichtigungen verschickt.
4. Benachrichtigungen per Microsoft Teams versenden
Zusätzlich oder alternativ zur Benachrichtigung per E-Mail, haben Sie noch die Möglichkeit Benachrichtigungen auch in einen Microsoft Teams Workflow zu integrieren:
Denkbar wäre hier z.B. neue Besucher in einem eigenen Teams Kanal anzukündigen. Wie Sie eine entsprechende Workflow Webhook-URL über Microsoft Teams erzeugen, erfahren Sie unter diesem Link.
Die unter dem genannten Link erzeuge Webhook-URL tragen Sie dann einfach in das dafür vorgesehen Feld bei den Benachrichtigungen ein.
ℹ️ Um eine Webhook-URL bei Microsoft Teams zu erzeugen, benötigen Sie entsprechende Rechte. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, wenn Sie die notwendigen Rechte dazu nicht besitzen.
5. Benachrichtigung per Webhook versenden
Ebenfalls zusätzlich oder alternativ, können Sie Benachrichtigungen auch an eine individuelle Webhook-URL senden lassen.
Damit ist es möglich, auch vollständig individuelle Prozesse bei bestimmten Besucheraktivitäten auszulösen.
Die Dokumentation der Webhook API finden Sie hier: