In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die Gastgeberabfrage steuern können, um die Auswahl beispielsweise nur in bestimmten Situationen anzuzeigen.
Wo finde ich die Einstellungen zur Gastgeberabfrage?
Grundsätzlich gibt es zwei Stellen, an denen Sie die Anzeige und das Verhalten des Gastgeber-Feldes steuern können:
Im Formular-Editor im Abschnitt „Gastgeber“
Unter Gruppen, bei der jeweiligen Gruppe im Tab „Gastgeber“
💡 Beide Bereiche enthalten dieselben Einstellungen, daher spielt es keine Rolle, wo Sie die Konfiguration vornehmen.
ℹ️ Unabhängig von der Konfiguration wird das Gastgeber-Feld immer angezeigt, wenn Sie eine Voranmeldung oder Anmeldung über die Verwaltungsoberfläche oder ein Voranmeldungsformular anlegen.
Welche Einstellungen gibt es?
Gastgeber-Feld anzeigen oder ausblenden
Steuern Sie, ob das Feld „Gastgeber auswählen“ für Besucher angezeigt werden soll:
Gastgeber als Pflichtfeld definieren
Legen Sie fest, ob die Angabe eines Gastgebers verpflichtend sein soll.
Ist dies aktiviert, wird das Feld im Formular-Editor durch ein rotes Sternchen als gekennzeichnet:
Benachrichtigungen an Gastgeber deaktivieren
Sie können die Benachrichtigungen an Gastgeber stumm schalten.
Dies wird durch eine durchgestrichene Glocke dargestellt:
Nur Mitarbeiter des jeweiligen Standortes zur Auswahl anzeigen
Standardmäßig werden Mitarbeiter standortübergreifend zur Auswahl angeboten. Dadurch können Mitarbeiter eines Standortes auch Besucher an einem anderen Standort empfangen und dort als Gastgeber ausgewählt werden.
Mit dieser Option können Sie die Auswahl einschränken, sodass nur Mitarbeiter als Gastgeber zur Verfügung stehen, die dem jeweiligen Standort des Besuchs zugeordnet sind.
Hinweis: Diese Option wirkt sich nur auf die Anmeldung über ein Gerät sowie auf die kontaktlose Anmeldung über einen QR-Code aus. Bei Anmeldungen über die Verwaltungsoberfläche oder über ein Voranmeldungsformular können weiterhin Mitarbeiter aller Standorte ausgewählt werden.
Benachrichtigungseinstellungen für Gastgeber
Im Standard erhalten Gastgeber immer eine Benachrichtigung, wenn ihr Besucher eingetroffen ist. Sie können jedoch mehrere Ausnahmen definieren:
direkt an der jeweiligen Gruppe
in den globalen Benachrichtigungseinstellungen für Mitarbeiter
oder individuell am einzelnen Mitarbeiter