In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie mit Hilfe von Gruppen, individuelle Anmeldemasken und Datenschutzvorgaben für unterschiedliche Besuchergruppen umsetzen können.
Im Video erklärt
Anlegen einer neuen Gruppe
1. Öffnen Sie die Ansicht "Verwalten"
Wählen Sie im Hauptmenü den Punkt "Verwalten" aus.
2. Wählen Sie "Gruppen" aus
Klicken Sie nun auf den Punkt "Gruppen".
3. Die Übersicht der Gruppen
In dieser Übersicht sehen Sie nun alle aktuell angelegten Gruppen. Standardmäßig gibt es bereits zwei Gruppen, eine Gruppe für "Besucher" (vom Typ "Spontane Besucher") und eine Gruppe für "Fremdfirmen (vom Typ " Gespeicherte Besucher").
4. Gruppe hinzufügen
Wählen Sie jetzt "Hinzufügen" um eine neue Gruppe anzulegen.
5. Wählen Sie den Gruppentyp
Klicken Sie zum Beispiel auf "Spontane Besucher" um eine neue Gruppe von diesem Typ anzulegen.
6. Klicken Sie dann auf "Weiter"
Klicken Sie auf "Weiter" um zum nächsten Schritt zu gelangen.
7. Geben Sie der Gruppe einen Namen
Geben Sie einen neuen Namen für die Gruppe ein. Der Name wird dem Besucher später bei der Anmeldung zur Auswahl angezeigt.
8. Klicken Sie auf "Fertig"
Wählen Sie "Fertig" um die Gruppe zu erstellen. Im Anschluss gelangen Sie in die Detailansicht der Gruppe.
Hinweis: Die neue Gruppe ist sofort aktiv und wird Besuchern bei der Anmeldung angezeigt. Im nächsten Schritt passen wir die Anmeldefelder für die neue Gruppe an.
9. Die Detailansicht der Gruppe
Hier können Sie bei Bedarf weitere Einstellungen vornehmen, wie individuelle Anmeldeoptionen oder eine abweichende Aufbewahrungsfrist der Daten festlegen.
ℹ️ Ausführliche Informationen zur Anlage von Gruppen und den unterschiedlichen Gruppentypen finden Sie in unseren Hilfeartikeln:
Der neuen Gruppe ein Formularfeld zuweisen
10. Wechseln Sie nun wieder zu "Verwalten"
Wechseln Sie dafür wieder in die Ansicht "Verwalten" um zum "Formular-Editor" zu gelangen.
11. Klicken Sie auf "Einstellungen"
Wählen Sie "Einstellungen" um in die Standorteinstellungen zu gelangen.
12. Wählen Sie "Formular-Editor"
Klicken Sie auf den Punkt "Formular-Editor" um diesen zu öffnen.
13. Bearbeiten Sie ein beliebiges Feld
Klicken Sie auf das Stift-Symbol um ein Feld zu bearbeiten.
14. Wählen Sie eine Gruppen aus
Im nächsten Schritt wählen Sie nun unter "Sichtbarkeit" die neu angelegte Gruppe aus, damit dieses Feld im Anmeldeprozess bei dieser Gruppe mit angezeigt wird.
15. Klicken Sie auf "Speichern"
Speichern Sie die Änderung an dem Feld.
16. Bestätigen Sie die Anpassungen am Formular-Editor
Klicken Sie auf "Änderungen speichern" ganz unten rechts um alle Änderungen am Formular-Editor zu speichern.
💡 Tipp: Nach dem gleichen Schema ist es auch möglich, unterschiedliche Dokumente für verschiedene Besuchergruppen anzuzeigen.