In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie mit Hilfe von Gruppen, individuelle Anmeldemasken und Datenschutzvorgaben für unterschiedliche Besuchergruppen umsetzen können.
Im Video erklärt
1. Öffnen Sie die Ansicht "Verwalten"
Wählen Sie im Hauptmenü den Punkt "Verwalten" aus.
2. Wählen Sie "Gruppen" aus
Klicken Sie nun auf den Punkt "Gruppen".
3. Die Übersicht der Gruppen
In dieser Übersicht sehen Sie nun alle aktuell angelegten Gruppen. Standardmäßig gibt es nur die Gruppe "Besucher".
4. "Hinzufügen" auswählen
Legen Sie nun eine neue Gruppe an, indem Sie auf "Hinzufügen" klicken.
5. "Gruppenname" angeben
Geben Sie einen neuen Namen für die Gruppe ein. Der Name wird dem Besucher später bei der Anmeldung zur Auswahl angezeigt.
6. "Weiter" klicken
Klicken Sie jetzt auf "Weiter" um zu den "Abmeldeoptionen" zu gelangen.
7. "Automatische Abmeldung" aktivieren
Im Schritt der "Abmeldeoptionen", haben Sie nun die Möglichkeit, Besucher dieser Gruppe z.B. zu einer bestimmten Uhrzeit oder nach einer bestimmten Aufenthaltsdauer, automatisch abzumelden.
8. "Automatische Abmeldung" zu einer bestimmten Uhrzeit
Wählen Sie z.B. eine automatische Abmeldung um 18:00 Uhr aus, damit Mitarbeiter nach Ladenschluss automatisch abgemeldet werden, sollten Sie vergessen haben, sich selbst abzumelden.
9. "Weiter" auswählen
Klicken Sie nun auf "Weiter" um zu den Datenschutz-Einstellungen zu gelangen.
10. "Aufbewahrungsdauer der Daten" auswählen
Wählen Sie eine für den Zweck der Erfassung der Besucherdaten angemessene Aufbewahrungsdauer der Daten aus.
💡 Besucherdaten werden nach dieser Frist automatisch DSGVO-konform gelöscht.
11. "Fertig" auswählen
Klicken Sie auf "Fertig", um die neue Gruppe anzulegen.
12. Die neue Gruppe ist sofort aktiv
Die neue Gruppe ist sofort aktiv und wird Besuchern bei der Anmeldung angezeigt. Im nächsten Schritt passen wir die Anmeldefelder für die neue Gruppe an.
13. "Einstellungen" auswählen
Klicken Sie auf "Einstellungen".
14. "Formular-Editor" auswählen
Wählen Sie den "Formular-Editor" aus.
15. Feld bearbeiten
Bearbeiten Sie nun ein Feld über das Bleistift-Symbol.
16. Nur für "Besucher" anzeigen
Klicken Sie nun unter dem Punkt "Nur für folgende Gruppen anzeigen" z.B. "Besucher" an, um dieses Feld nicht bei der Anmeldung anzuzeigen, wenn sich "Mitarbeiter" anmelden.
17. "Speichern" auswählen
Speichern Sie Ihre Änderungen und schließen Sie die Bearbeitung ab. Sie haben nun erfolgreich eine neue Besuchergruppe angelegt und Anmeldefelder entsprechend dieser zugewiesen bzw. von dieser ausgeschlossen.
💡 Nach dem gleichen Schema ist es auch möglich, unterschiedliche Dokumente für verschiedene Besuchergruppen anzuzeigen.
